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办公自动化的基本知识是什么?
作者:0        来源:211           时间:2007/1/13 16:52:04
 

众所周知,信息技术的发展推动了社会信息化的进程。在政府管理领域,其直接后果是改变了传统办公的方式。具体而言,这种转变包括在办公操作技能方面和办公系统方面的变革,体现为在个人办公自动化和群体办公自动化两个方面的变化。以下内容将分别阐述三个部分的内容以说明这些变化:办公自动化概述;个人办公自动化技术与设备;群体办公自动化所涉及的综合办公自动化系统。

 
第一章 办公自动化概述
第一节办公自动化概述
    一、办公自动化的背景与发展历程
    自70年代中期以来,社会信息化的进程在全球范围内已逐渐显示出其特征轮廓和重大的影响。世界各国的产业界、知识界和政府都围绕着这一进程开展活动、规划对策,力求在信息时代走在世界的前列。
    (一)社会信息化的特征
    1.产业结构发生变化:信息产业成为社会经济的最大部门,在产业领域居主导地位。
    2.劳动力结构发生变化:信息业从业人员取代体力劳动者成为劳动力资源的主体。
    3.资源结构发生变化:信息成为社会财富增长的最重要的资源,知识的生产成为决定竞争力和经济成就的关键因素。
    4.组织结构与管理模式发生变化:传统金字塔式组织结构逐渐向网络式结构演变,伴随着上传下达式的信息传达方式和决策方式的变化;以知识共享、运用集体智慧提高组织应变能力和创新能力为目的的新型管理模式――知识管理成为知识经济时代组织生存所依赖的新型动力机制。
    (二)社会信息化的冲击
    信息技术的发展速度超出人类社会其它领域的发展步伐,上述变化过程会导致社会发展中的失衡现象,因此,信息技术革命同时会对世界产生冲击与震荡。例如,高技术服务的产出和价值无法按现有方式计算,专家们指出,由于这些技术设备的价格的不断下降,信息产业的发展常常表现为国内生产总值的下降,这使得不发达国家在选择和形成自己的发展模式方面处于困境;此外,自动化技术对就业方面产生的冲击将会极大地困扰整个人类社会。信息技术可能会在经济发展模式、政府管理和决策模式、技术风险、就业状况、财富分配以及国际关系等等各方面产生一系列错综复杂和难以预料的结果。这些都是我们不容忽视、尚待研究的难题。需要积极探讨以知识经济为特征的智力效率、无形资产、智力结构等方面的重组与优化造成的组织变革等具体问题。
    二、办公自动化的概念
    70年代美国麻省理工学院教授M.C.Zisman为初露端倪的办公自动化下了如下的定义:办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于传统的数据处理难以处理的数量庞大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。
    80年代中期,我国制定了办公自动化的发展目标及远景规划,同时,国务院电子振兴办办公自动化专家会议对办公自动化作了如下定义:办公自动化是利用先进的科学技术,不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中,并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人――机信息处理系统。其目的是尽可能充分地利用信息资源,提高生产率、工作效率和质量、辅助决策、求取更好的效果以达到既定(即经济、政治、军事或其它方面的)目标。一个比较完整的办公自动化系统应包括信息采集、信息加工、信息传输、信息保存这四个基本环节。核心任务是为各领域各层次的办公人员提供所需运用的信息。
    日本人工智能专家渡部和先生对办公自动化的概念作了富有哲理性的解释,他指出,凡能够清楚地设定其指标的业务属于工场型的事务,将来应由办公室机器人来处理。办公自动化的长远目标是改善人们在办公室中的工作效率,使办公室的工作人性化。这意味着在这样的办公室系统中,人的活动集中于办公业务的核心部分,而这些活动是无论科学多么发达都不能完全由机器所取代的。这样,人的精力将只用于创造性的智力工作,办公自动化将对智能型业务提供强有力的支持,办公室将真正成为智力活动的场所。
    第二节 办公自动化技术概述:个人办公与群体办公的自动化
    为了便于论述、理解和学习,本书中将办公自动化技术分为个人办公与群体办公自动化技术两大部分。其中,个人技术部分偏重应用软件的基本概念与操作,群体部分偏重系统方面的知识内容。显然,这二者之间并不存在泾渭分明的界限,例如,数据库和数据仓库部分的内容放在第一大部份纯粹是处于论述的方便。
    一、个人办公自动化
    主要指支持个人办公的计算机应用技术,这些技术包括文字处理、数据处理、电子报表处理、多媒体技术等内容。
    (一)数据处理技术
    从应用软件的角度来看,在一般办公室环境下,数据处理是通过数据库软件、电子报表软件以及应用数据库软件建立的各类管理信息系统或其它应用程序来实现的。它们包括了对办公中所需信息的存储、计算、查询、汇总、制表、编排等内容。
    (二)文字处理技术
    文字处理是指应用计算机完成文字工作,其核心部件是文字处理软件。文字处理技术包括文字的输入、编辑排版以及存储打印等基本功能。
    (三)语音处理技术
    指计算机对人的语言声音的处理,从应用角度来看,主要包括语音合成和语音识别技术。
    (四)图形图像处理技术
    就办公室环境的计算机应用而言,是指包括图形(像)的生成(绘制)、编辑和修改,图形(像)与文字的混合排版、定位与输出等。汉字的自动识别技术也可以被看作一种对图形的智能化处理技术。

    二、群体办公的自动化
    (一) 群体办公的自动化概念
    是支持群体间动态办公的综合自动化系统,为区别传统意义上的办公自动化系统,特指针对越来越频繁出现的跨单位、跨专业和超地理界限的信息交流和业务交汇的协同化自动办公的技术和系统。其极端形式是不以行政的或地理的界限为基础的动态的电信社会单位,社会信息化进程正越来越多地创建出各种大大小小的电信单位。不论其组织形式如何,协同交互的电子办公能力是新时代环境下组织生存和发展的技术基础。
    (二) 支撑群体办公的自动化技术的特征
    网络化(Internet/Intranet):系统从一开始就是建立在网络上、依靠网络和网络信息的支持而运转,信息系统支持组织的动态变化和任何形式的协同交互业务;
    智能化(Intelligence):具有人工智能和多媒体等技术的支持,实施知识管理的组织机制,能够挖掘隐性知识、揭示信息的价值和意义、达到组织内知识共享的目的,使之成为组织运用信息进行创造性智能活动的技术基础。
 
第二章 办公自动化技术与设备:个人办公自动化
 
第一节文字处理技术
    一、中文平台
    (一)中文平台与西文操作系统
    中文平台是基于Intel 80X86(包括奔腾)体系结构的、分别以英文DOS、Windows和UNIX为基础的,以外挂式方式实现的中文处理基准台面和支撑环境。
    (二) 中文平台的构成与功能
    它包括以下部分:
    1.外挂接口,即在原西文操作系统外部所做的一个独立的中文处理模块,通过某种方式挂接在西文操作系统上,使原西文操作系统增加了中文处理功能。这个中文处理模块可被撤除,且撤除后西文操作系统完全恢复原有功能;
    中文处理驱动程序,包括中文显示驱动程序、中文输入法驱动程序(键盘输入、语音输入、扫描输入等方式)打印驱动程序和字型驱动程序等;
    中文处理辅助功能,可包括中文时间日期格式处理、中西文字符和标点符号个数的统计、中文字符多种方式的排序、中文字词校对等常用功能或实用工具,这些辅助工具是可选的;
    系统信息,有关系统所处的中文或西文状态、正在使用的或可用的输入法及打印驱动程序、已装入的字型等反映系统状态和资源情况的信息,这些信息常常是应用程序运行时需要设置和查询的

    二、汉字信息处理技术
    在中文平台的支持下,计算机系统能够处理汉字信息,即汉字的信息化代码。汉字的信息化是通过汉字属性的信息化实现的。信息化后的汉字属性特征构成汉字的代码体系,中文平台就是通过对汉字代码体系的转换最终实现汉字的处理。
    (一)汉字属性
    汉字信息处理技术是汉字文字处理技术的基础,它体现在对汉字属性的处理过程中。汉字的属性包括汉字的字量、字频、字形、字音、字义等,对这些属性的信息化处理贯穿在汉字信息处理流程的各个阶段以及相关的技术考虑中。
    1.汉字的字量
    在中文电脑中,选用或配备多少个汉字由所用的汉字编码字符集标准来决定。国家标准GB2312-80基本集共收录汉字6763个,其中常用字(一集字库)3755个,次常用字(二集字库)3008个。此外,国家标准的两个辅助集收录了稀用字和罕用字共16000余个。
    2.汉字的字频
    上述汉字编码字符集中汉字的选用是建立在汉字使用频率的统计基础上。例如国标一集字库3755个汉字在通用文献中的使用频率是99.9%,加上二集字库一共6763个汉字的使用频率覆盖了通用文献应用的99.99%。两个辅助集中的汉字的使用频率在万分之一以下。不过汉字的使用频率受时空的限制,在不同的时代背景下具有显著差异,在不同的专业领域中差异也很大。
    3.汉字的字形
    在汉字信息处理中,汉字的字形通过被分解为部件、笔画、位点等层次最终被数字化了。汉字字形的分解方式是汉字的输入与输出技术、以及汉字字模生成的基础。
    4.汉字的字音
    汉字的字音是汉字输入、排序的基础。此外,是汉语语音的自动识别与合成技术中处理的对象。汉语是一种单音节语言,在汉字中同音现象十分突出。最多一音达120-130个字。在传统的社会生活中,由于语言环境和上下文的客观因素,同音现象产生的矛盾并不突出,但是在计算机技术的应用与发展中,对同音字的处理是技术难度很大的问题,但目前智能化的同音字、词处理已经取得了突破性的进展,成为实用化的技术。
    5.汉字字义
    语言的表现形式是“音”,其潜在内容是“义”,文字的表现形式是“形”,其潜在内容是“音”和“义”。每一个汉字都是多义的,对于语义歧义的处理是中文语音自动处理、机器翻译、自然语言理解等方面计算机人工智能技术发展的关键。
    (二)汉字代码体系
    1.汉字代码体系:由汉字输入码、汉字机内码、汉字字形码和汉字国标交换码等构成。
    2.汉字代码的概念:其中汉字输入码是用于在计算机键盘上输入汉字的编码方法所产生的代码;汉字机内码是计算机内部处理汉字时使用的代码,类似于给每个汉字的一个序号;汉字字形码是汉字字形的数字化表示法所产生的代码;汉字国标交换码是我国制定的汉字信息交换标准中为每个汉字所规定的代码。
    (三)汉字信息处理流程
    1.汉字代码体系的作用:计算机处理汉字的过程实际上就是一个对汉字代码进行转换的过程,即汉字信息处理流程。
    2.汉字代码的转换:其转换的具体过程是,人在键盘上敲入汉字的输入码,由计算机将其转换为汉字机内码供计算机处理,在处理的过程中和结束后,将机内码转换为字形码以便在显示器上显示或者在打印机上打印;在不同的汉字信息系统例如大陆与台湾或日本等使用的汉字系统之间的信息交换过程中使用汉字交换码作为通信转换的工具。
    三、汉字输入技术
    (一)汉字输入技术类型
    1.键盘输入技术:使用各种编码方法输入汉字的技术。
    2.自动输入技术:包括汉字的图形扫描自动识别和汉语语音的自动识别等方法输入汉字的技术。
    (二)汉字键盘输入编码方案的类型与评价
    1.类型:大体上可分为拼音码、拼形码、 音形码、流水码等,它们体现了以汉字的不同属性为主要取码特征的编码方法。
    2.汉字键盘输入编码方案的评价:用户对编码的评价和选择包括两个层面的考虑,技术指标和人文标准。技术指标主要是平均码长、重码率、输入速度、学习成本、易用性等;人文标准则反映了职业、文化、年龄、地域、习惯等多方面的因素。
    (三)汉字键盘输入编码方案的发展趋势
    1.规范化:形码的规范化,根据国家语言文字工作委员会与新闻出版暑联合发布会发布的汉字部件规范、汉语通用字笔顺规范在1998年5月1日付诸实行,最有影响的一批形码如五笔、郑码等依据规范进行调整。
    2.词语化:无论是拼音码还是拼形码,都出现了演变到以词语而不是单字为主要处理对象的趋势,这样的好处是加快了输入速度同时使得计算机的智能功能有了更多的发挥空间。
    3.智能化:音码的智能化,主要建立在拼音的连续序列输入方式上,人可以自如地输入不论单字还是词的拼音序列,由计算机根据智能理解自动分词、自动挑选同音字词自动记忆所用搭配。形码的智能化主要体现在字词的上下文自动关联的处理上。它们共同的目的是使人的干预趋于最少,而使计算机承担更多的选择性任务,从而加快输入速度,使人――机之间建立某种沟通,就如同人与人之间随着时间的过程而建立某种理解和默契一样的感觉。
    4.辅助功能多样化:提供动态的联想、近义、反义词汇及资料、素材等帮助录入甚至构思和写作的辅助、支持功能。
    四、文字处理软件的主要功能
    (一)基本编辑功能:完成多数需要的文字编辑工作。
    (二)验证工具:提供基本字典和用户字典、词库等工具实现诸如拼写、语法、文档格式等多种检查功能。
    (三) 函件合并:对文字与表格文档之间的数据读取、拼接等功能。
    (四)版面编排:包括多栏目设计、图表图形输入编辑、模板与样式的预览、缩放剪辑等功能
    (五)样式设计:自动样式和用户自己编辑样式的功能。
    (六)字体/打印机支持:丰富的字体的显示及打印能力。
    (七)输入/输出口:支持输入/出各种不同格式文本的能力,包括不同程序的文本文件和不同媒体文件。
    (八)联网能力:在网上多用户协同参与文档制作、修订、批注等操作的能力。
    (九)宏功能:能充分支持与字处理软件动态交换数据和处理过程的宏语言。
    (十)帮助文档:提供全面并易于理解的使用说明和联机帮助以及多途径的帮助指南工具。
    (十一)易学/易用性:菜单以及功能键易于掌握,提供诸如“向导”等工具帮助使用较复杂的功能。对熟练用户提供快捷键和丰富的可定制选项以适应用户特性和提高使用速度。
    (十二) 检索工具:可写出各章节内容要点、目次索引、修订工具、文件修订的历史记录等。
    (十三) 出错处理:能及时发现错误,并能快速退回原处重新编辑,还能恢复已删除或已完成的操作,提醒用户避免出错。
    五、中文校对软件
    (一)作用:自动校对中文、英文或中英文混排文件内的中文、英文和标点错误并可提出修改意见。
    (二)技术原理:以词库为基础,采用良好的词切分技术,避免句子内词切分的二义性,对切分后的词汇判断其是否存在、词汇间的语法搭配是否合理,在此判断后,系统给出错误提示。
    (三)纠错功能:对以下错误进行提示或纠错意见,形似错字、词;音似错字;同音错词;别字;叠字;词组丢字;词组搭配不当;检查语法;重句重段;重要领导姓名、称谓错误;年、月、日;全角、半角英文;检查数字;检查章节等。
    六、排版印刷系统
    (一)桌面型印刷系统
    也称之为轻印刷系统,是指在办公室中使用的小型电子印刷系统。一般具有文字与图形图像的输入、编辑处理和制版和印刷输出三个部分组成。其核心部分是一台或几台具有文字、图像处理功能的计算机系统,其输出精度即分辨率要求目前一般在每英寸700点左右或更高的制版和印刷用的激光印字机或小型胶印机等。在不同级别的办公室系统中,印刷系统的硬件配置、软件功能也可能是各不相同的,但从办公系统的要求来看其共性是:对文件的形成和编辑处理需具有较高的速度;要保证文件的大容量存储;有丰富的文件编辑功能;有较丰富的文字字体字号;具有一定的图形图像处理能力;具有中等以上的输出精度;在办公局域网中的通信能力,使得可共享轻印刷系统的软件与硬件资源,使得减少开销和提高效率;此外,还应具有廉价、噪音小、无污染、占地面积小、方便易用和稳定性高的特点。
    (二)精密型激光照排系统
    是计算机与激光照相相连接而组成的精密型汉字编辑排版系统。一般用于书籍、报刊等正式出版物的编辑、排版。
    第二节 数据处理技术
    一、数据库管理系统软件
    (一)数据与数据处理的概念
    数据,指编码后的信息,广义而言,对所有数字化了的信息,例如数值、文字、图形图象、声音、视频、动画等各种信息对象类型的计算机处理都可统称为数据处理。在办公室环境下,数据处理常专指各类事务信息管理、报表统计、帐目计算、信息查询检索和资料管理等方面的计算机处理的应用。其主要特点是计算机对大量结构性较强、业务程序较明确的信息(数字和文字)的处理。一般说来,数据处理包括数据的收集、存储、分类、排序、比较、检索、计算、编排、输出、传递等基本环节。
    (二)数据库
    是计算机存储器中合理组织、相互关联的数据的集合。这些数据具有冗余度小、数据的存储独立于使用它的程序,可共享性等特点。
    在数据库中存储的大量数据与管理这些数据的专用软件系统及相应的硬件设备构成一个完整的系统,称为数据库系统。其中,管理数据库系统的专用系统,即实现数据库的定义、建立、管理、维护功能的软件包就是数据库管理系统。
    (三)数据库检索的技术方法
    数据库中存储的是经统一定义、规范化的记录性文献,或称库文件。数据库的检索查询依赖于库文件的格式与组织。一般而言,数据库的检索可分关键字检索、逻辑条件表达式检索以及主题检索。关键字检索根据用户给出的某一关键字的值,即可找出满足要求的记录。逻辑条件表达式检索根据记录中关键字之间的逻辑关系,通过逻辑运算,即逻辑与、或、非的组合运算,查找符合条件的记录。逻辑条件表达式的检索功能提供对所查找文献的较丰富的信息,此外,在查准率方面大大强于单一关键字检索。主题检索能提供有关文献内容的深层检索,但在文献的前处理方面的技术要求和投入成本都较高。
    二、全文检索系统软件
    (一)全文检索系统的概念与作用
    信息检索可分为两大类:一类是受控词汇的检索,即数据库的检索,这种检索必须进行对文献的著录标引等前期处理工作,所需人力和时间的投入极高;另一类就是全文检索,这是一种非受控词汇的检索,其优点是无需对文献进行著录标引等前期处理。具体而言,计算机文本无需作任何数据库文件结构设计、主题标引和格式修改因而避免了二次加工的人力和时间的大量投入。全文检索系统可以检索一切存在于计算机中的文本,可实现大容量大范围全文快速检索,可实现任意字、词逻辑组合检索,可实现中、西文混合检索,可实现文本标题、日期、文件名综合检索,可实现屏幕捕捉、逐步逼近、模糊检索
    (二)检索系统类型
    1 受控词检索:根据标准化和规范化的词汇作为检索标志的检索方法。
    2 非受控词(全文)检索:根据任意字符串进行检索的技术方法。
    (三)检索标志
    1 关键词:关键词是数据库和其它计算机文件中特定的数据项或限定词,用以对计算机文件及其数据记录起标识作用,并可以其作分类或索引。
    2 主题词:主题词是从自然语言中筛选并加以规范化了的、用以概括和表达文献中的内容主题的基本概念的词汇。一篇文献通常以若干个主题词来标识。主题词在文献中可能并不出现,但用户可以通过它找到符合概念内容的文献。
    (四) 全文检索系统软件的检索功能
    具有以下基本功能:可按字、词检索;可按日期查询;可按记录名查询;可按逻辑组合查询检索;可从屏幕捕捉字词查询检索等方式和途径找到所需的信息。
    三、数据库管理系统开发工具软件
    (一) 数据库管理系统的开发工具的作用
    由于以数据库系统软件开发的大量管理信息系统在本质上具有共性,这使得在技术上以计算机标准化和模块化的自动编程来代替大量简单、重复和繁琐的手工编程成为可能。即由人--机交互的、由人给出设计要求和具体参数,由生成工具软件完成编程的工作方式取代了传统手工为主的编程劳动。其优势是提高了工作效率,缩短了开发周期,免除了程序的反复调试的过程,简化了系统的维护。特别有意义的是使得业务和管理人员可以方便地开发出符合自己需要的系统,而不必需要在计算机编程方面有很专业的知识和投入很大的精力。这一类工具软件的出现解决了长期以来在计算机应用领域存在的开发与应用脱节的困境,解决了影响和制约计算机应用的瓶颈问题,为信息化进程起到了有力的推动作用。
    (二)数据库管理系统的开发工具功能:
    实现管理信息系统的自动编程,数据录入维护与设计票据录入维护、数据查询与票据查询、数据统计与统计图形、数据汇总、公式计算、数据合并与数据删除、图像维护与图像查询、各种报表打印、文件输入与输出(各种文件与FoxPro的转换与共享)、辅助功能(代码、备份、加密、日志等)、网络数据库管理(集中或分布式)。
    (三) 数据库管理系统的开发工具应用的基本过程:
    包括以下步骤,建立或复制数据库结构、确定录入方式; 建立系统的总菜单和各级子菜单结构; 选择和建立各功能模块、生成应用程序;确定和建立各打印输出格式及内容等。
    自动编程工具软件虽然可以快速建立一个管理信息系统,但是,应指出的是,要想建立一个好的管理信息系统并不容易,需建立在对管理业务和数据库系统两方面的理解的基础之上,特别是对管理业务的信息化的深刻理解是管理信息系统建设成败的关键,需要进行周密细致的管理系统分析。此外,不可忽视的一点是需要对传统管理系统进行信息化的改造。
    四、数据仓库软件系统
   (一) 数据仓库的概念
    数据仓库是支持管理决策过程的、面向主题的、集成的、稳定的和不同时间的数据集合。
    所谓面向主题的数据库是经过科学规划和设计而建立起来的具有共享性和一致性的数据环境。其特点是面向组织的目标主题,而不是按用户视图建立的面向一般应用项目业务,其数据结构和存储方式独立与职能区域和业务过程。
    与传统的面向文献型的数据库处理技术不同,数据仓库是对于分散在不同的系统、不同的应用程序中,具有不同的格式的数据的获取、相互关联和解释的以单位或专业为对象的数据库综合性处理技术,它允许用户访问综合的面向对象存储的大量历史数据,可把若干不同来源中取得的数据统一到一个易于使用的参考数据库中,可为用户提供专业化的信息和指导,它形成了对象综合性决策支持系统的核心。可根据不同类型的业务信息(决策人员必知的)组织来自众多应用的基于时间的信息;可包括种类繁多的信息以满足不同用户的不同需求;还可包括单一类型的信息,以满足某一特定用户群的特殊需求。
    (二) 数据仓库的结构
    由若干层逻辑结构组成,从传统数据库及数据文件中获取原始数据后按辅助决策的主题要求形成当前基本数据层;在基本层的基础上按综合决策要求形成综合数据层;随着时间的推移由时间控制机制将当前基本层转为历史数据层。
    (三) 数据仓库系统
    由数据仓库、仓库管理和分析工具组成。其中仓库管理负责对确定的数据需求进行数据的建模、数据的抽取、清理和转换,最后确定数据仓库的物理存储结构。分析工具是用于实现决策支持功能的各种工具。
    (四) 数据集市
    是一种特定作用的数据仓库工具。它具有规模小面向特定应用和特定部门,开发和维护方便,易于升级等种种优点,因而被广泛应用。
    (五) 数据仓库开发过程
    数据仓库不是一种现成的产品而是需要业务部门和技术部门协同进行再开发才能实际应用的产品。其开发的具体过程如下:
    系统规划:确定工程目标及计划。包括数据范围、来源、技术设备、人员培训及工程进度等。
    建立技术环境:确定所需软件和硬件资源,包括开发平台、开发工具网络通信环境和服务水平目标等。
    确定主题与数据建模:根据决策需求确定主题、选择数据源、设计数据逻辑结构。
    设计数据仓库中的数据:根据用户需求确定主题、,设计数据仓库的物理结构。
    设计数据转换程序:即对数据的抽取、清理、格式化、综合和装载等过程的设计和编码。
    管理元数据:即定义、表示数据的意义和协同个组成部分之间的关系
    开发决策分析工具:面向用户的决策工具,包括优化查询工具、统计分析工具、多维数据分析工具以及数据采掘工具等。
    管理数据仓库:对数据仓库本身的质量检测、维护、数据更新等工作。
 五、电子报表软件
    (一) 电子报表的概念
    电子报表是由工作簿、工作表和单元格构成的数据动态管理软件系统。其中,单元格是数据处理的最小单位,其地址由列和行坐标标识。单元格构成工作表,一个典型的工作表有256列×16384行,是一个相当大的区域,用户可在工作表中选择多个独立或相关的小工作区域,必要时由系统对其进行联系、汇总等处理。若干个工作表组成一个工作簿,就如同一本书由若干页构成一样,可在工作簿中翻页查看各工作表并对其进行增、删和前后调整。一个工作簿是一个独立的计算机文件。
    (二)电子报表软件功能
    可在单元格中填入、整理和存储数据,可通过系统提供的功能强大丰富的函数及自建的公式对工作表进行运算,还可以使用数据透视功能根据用户的要求对工作表进行方便、灵活的汇总处理,数据透视表功能可以生成手工情况下要化很多功夫作很麻烦的处理才能完成的复杂的汇总表,而在电子报表软件下经过简单操作就可生成具有相关的地图和统计图形的图文并茂的图表。此外,电子报表还可以与数据库及其它软件交换和共享数据。
    第三节 多媒体实用技术
    一、多媒体微机
    (一)多媒体微机的概念
    信息的表现形式多种多样,如文字、图形、声音、动画、活动影像等。不同表现形式的信息称为不同的信息媒体。多媒体计算机技术是指计算机交互式综合处理各种媒体信息,并将各种信息建立逻辑连接,集成为一个系统并具有交互处理能力,能同时捕捉、处理、存储和展示多个不同类型信息媒体的微机称为多媒体微机(MPC)。
    (二)多媒体微机的配置
    多媒体微机一般配置只读光盘CD-ROM以存储多媒体信息。CD-ROM根据传输数据的速率不同需配置各种倍速的驱动器。此外还需配置声卡以实现数字信号与声波的相互转换,以便播放和录制音响数据。配置解压缩装置用来还原图像信息,这样才可以在多媒体微机上看到图像。其中图像处理是多媒体微机处理能力的关键。图像处理能力由下述概念体现:象素,是构成图象的最小单位;分辨率,是每桢能显示的象素,例如VGA标准显示器的分辨率为640×480,SVGA为1024×768;颜色,计算机当前能显示的颜色,最多256色。这些性能集中体现在彩色显示卡的指标上,例如,总线类型的显示卡(VESA/PCI,数据传输位数32/64位)分辨率(640×480、1024×768)存储器容量(2M以上)标识了它的图像处理能力和显示速度(每秒能显示的桢数)。此外压缩(不存储图象的每一位原始信息而是存储图象的变化规律信息的存储方法,在显示时需要用解压算法软件恢复原始图象)与解压方式也是图像处理的重要内容。
    (三)多媒体微机发展的关键技术
    有赖于以下技术设备的市场产品的发展,即在性能与价格比方面的不断优化:传递多种信息媒体的输入输出技术与设备、处理多媒体信息所要求的高速度技术软件、海量存储技术、数据压缩与还原技术、多媒体编辑技术等。
    (四)可视计算机环境
    提供视频、语音的同步传输及应用共享的计算机通信环境,基于计算机强大的多媒体功能和通信网络的基础上。据认为,在下个世纪初,90%以上的企业和其他部门会在可视环境中进行交易,包括企业与用户、企业之间。
    二、汉字识别技术与产品
    (一)模式识别技术的概念及其应用
    模式识别就是将事件和过程进行分类和鉴别的技术。它把一种要研究的对象根据某些特征进行识别并分类。例如要识别写在卡片上的数码字,判断它是0、1、2......9中的哪个数字,就是将数码字图象分成十类的问题。计算机识别数码字可解决信件邮政编码的自动分拣问题。计算机应用的发展,可以把不同的对象图象化或模式化,例如汉字、心电图与地震波等波形图、遥感遥测照片等等。模式识别技术使得计算机能执行某种类似于专家水平的任务或者某种智能化的活动。
    (二)汉字识别技术
    是一种文字自动输入方法。它通过扫描和摄像等光学输入方式获取纸张上的文字图像信息,也可使用联机手写方式识别写在手写板上的汉字,然后利用各种模式识别算法分析文字形态特征,判断出文字的标准编码,并按通用格式存储在文本文件中。OCR是一种快捷、省力的文字输入方式,是在有大容量文字录入的场合可采用的替代方法。它可缩短录入时间,减轻劳动强度,提高录入的正确率,提高工作效率。具有以下实用产品:
    1.联机手写体汉字识别系统(手写板):适用于不愿或不便使用键盘输入汉字的计算机操作者。除了用手写笔写汉字外,还能签名、绘图、保留手迹和代替鼠标。手写方式不会打断思维,基本不用停下来选择候选字,可以连续书写,识别后的字显示在屏幕上,每分钟30-50字,适合普通人使用,具有自学习功能,对于特定用户能不断提高识别率。
    2.脱机汉字文本自动识别(OCR:Optical Character Recognition):可分为印刷体文稿识别和手写体文稿识别。对印刷体文稿的识别系统,目前先进的产品,识别速度在每秒35-40字以上,扫描仪扫描线在每英寸300线以上,字迹清晰的铅印或胶印文本的识别率可达99%。手写体文稿的识别率,对工整的文稿识别率可达90%,一般工整程度可达80%。智能化的OCR系统具有自学习功能,可以不断适应用户的写法习惯,只要用户的笔迹变化不大,经学习一段时间以后,可识别较潦草的字迹。
    三、语音处理系统
    (一) 语音识别技术与产品
    1. 语音识别概念:是计算机应用人工智能技术将人的语音自动转换为文字和指令、使计算机具备听觉功能的技术方法。
    2.影响识别的要素:语音识别技术的复杂性和指标取决于三方面的技术,发音方式,发音时是以孤立词、连结词或自然语言的连续语音的方式;字表的大小,可识别的字符范围,分为大、中、小不同类型;适用对象,分为特定人和非特定人系统。特定人系统指训练与识别是适用于同一人,非特定人系统则是指语音样板能适应一组人进行识别,即训练时为特定人,而识别时能适应一组人。
    技术现状与产品:目前实用化的非特定人连续语音识别系统已投入应用。
 (二)语音合成
    语音合成技术是计算机模仿人的语音生成过程,使计算机控制音响设备合成人工语音。目前人工合成的语音的可懂度、自然度和保真度都相当好,广泛应用于许多计算机产品中。
    四、电子地图(GPS)技术:由其提供的地图能实时地提供精确度为厘米级的三维地形信息及时间信息。其最基本功能是能够确定位置和时间,还可提供卫星导航服务,它与其他系统结合形成日益扩大的应用市场例如资源管理、环境实时监测、交通定位管理、精密农业等等。其产品价格也日趋合理,例如,目前手提式GPS已下降到200美元以下,使个人也能够配备。
    五、虚拟现实与电信社会
    多媒体技术尚处于起步阶段,随着技术的发展走向,其革命性的影响是虚拟现实技术的广泛应用,虚拟现实技术创建出各种以假乱真的情境,它与全球的网络化相联系,将对我们的世界与我们的生活产生根本性的变革作用。
    具体而言,虚拟现实技术是应用多媒体计算机及其它技术设备为使用者构建出一个感觉上真实的而实际上不存在的情景。虚拟现实技术的发展会在基础理论和社会应用各领域产生巨大的影响,例如,它会使人类对世界的认识方式、人类与物质世界间的交流手段、人类社会之间的交流和组织方式等各方面产生根本性的变化,它还会导致被称为“电信社会”的社会形态变化。所谓电信社会是在人类社会中产生的无实体但却具有现实社会所具有的种种特征的社会。例如:由网络连结的强大的有共同兴趣的利益实体,虽然它们无地理国界,但同现实社会一样会增长或产生纷争和动荡,它们还会对地理上的社会产生经济、政治以及文化上的重大影响,特别是这些影响是以现有情况下无法阻挡的方式所产生和形成的,换言之,是受新技术的驱动而产生的。人类尚无法估量其未来走势的具体轮廓,目前所能作的是寻找现实与虚拟二者之间的黏合剂。
    第四节 人工智能技术
    一、人工智能技术概念及应用领域
    人工智能技术是研究人类智能和如何使机器具有人的智能行为的科学,通常利用计算机模拟人的思维、语言、记忆、推理、感知、学习等智能能力,以延伸人的感觉和大脑功能。它与计算机科学、自动化技术、心理学、语言学、数理逻辑、控制论、信息论、仿生学、哲学等学科有密切关系。是一门综合性边缘学科。其研究课题主要包括定理证明、博弈、问题求解、自动程序设计、机器翻译、模式识别、自然语言理解、专家系统、自学习系统、智能机器人等领域。
    二、机器翻译
    (一)机器翻译的概念与过程
    1 机器翻译的概念:是应用计算机实现自然语言之间的转换的过程,其核心内容在于根据某种规则对语法信息、语义信息的处理。当前,对机器翻译产品尚不能作出较高的评价,在这方面人类还有很多工作要作。机器翻译专家吴蔚天介绍了机器翻译过程和价值评价方法:
    2.机器翻译的过程
    符号学阶段,根据字典进行的词的转换;
    语言学阶段,根据语法、语言环境和语义背景知识进行的内容理解方面的转换;
    社会语言学阶段,根据语言特点、社会风俗等知识进行的非字面范围的文字重写的转换;
    质量评估阶段,根据原文作等值校对,在不同层面上有不同的等值标准。
 (二)机器翻译的等值标准
    分四个层次,由低到高简述如下:
    1.词义等值层次:原文的词与译文的词不仅是在字典上等值,而且在一词多意的情况下在具体的语言环境下等值;
    2.语法等值层次:指语法成分及其间的关系的等值,要求原文与译文在主、谓、宾、动、状、补诸方面等值并符合译文的语法顺序;
    3.语义等值层次:由于社会风俗与习惯的不同,虽然原文与译文在用词与句型方面可能有差异,但以句子为单位的语义之间要相吻合;
    4.话语等值层次:这是从总体上衡量词义与句义的等值程度,使译文与原文在文笔、语感、韵味诸方面得到较满意的评价。
    三、专家系统的概念
     专家系统是一种基于知识的智能推理计算机程序系统。它涉及对知识的获取、知识库技术、推理控制机制的建设和智能化的人--机界面的研究,集人工智能和领域知识于一体。它能模拟专门领域中专家求解问题的能力,对所面临的复杂问题,作出专家水平的结论。它应用人工智能技术,将各领域专家的知识和经验以适当的形式存入计算机,利用类似专家的思维规则,对事例的原始数据进行逻辑的或可能性的推理、演绎,作出判断和决策。一般而言,专家系统由知识库(存储规则与事实)、推理机(实施推理、控制)、知识获取子系统、知识解释子系统和用户界面等部分构成。
 
第三章 办公自动化系统:支持群体办公的自动化
 
第一节办公自动化系统的概念与构成
    一、办公自动化系统的概念
    办公自动化系统是指面向特定单位、支持其综合办公业务的集成化信息系统。它将该单位的人员、业务流程、信息、组织机构与办公自动化技术与设备集成为一个有机的系统。该系统的性能很大程度上依赖系统总体集成的优劣而不主要依赖技术设备的先进与否。换言之,系统的集成应体现管理和技术的良好整合。办公自动化系统的开发、建设和维护基于办公系统分析的基础,即针对办公系统要素的分析。
    二、办公系统要素
    (一) 办公系统要素
    包括对人员、业务、办公机构、办公制度、办公技术设备、办公环境等重要因素的分析。过去的系统分析强调使自动化系统以人的行为和组织结构为中心。但近年来,信息化的演进却揭示了这样的规律,凡是以人和组织的固有习惯和传统模式为特征的自动化系统都因缺乏生命力而不能持久,而能够主动适应信息化发展的作法使得一个组织走在社会发展的前列。人们认识到传统的系统因素正在围绕信息技术的驱动而变化,不仅人的思想、观念、行为习惯需遵循信息化的变化,组织机构构等硬结构也正随其快速演变。因此系统分析的原则是,办公系统应是知识为中心的信息共享体系,一切系统要素全应以此为原则而展开。
    (二)办公系统模式
    1.信息流模式:在系统分析中需明确信息处理环节、信息量、信息利用率、信息流向、信息使用要求、信息重要程度、信息共享需求和信息安全需求等,并对此作出规范化的描述。描述的准则是要保持系统整体上的一致性、透明性和相容性。
    2.工作流模式:对办公活动、办公过程、工作规程的分解,使之达到可以由自动化系统模拟的最简单元流程。过程模式的描述要求有:明确办公系统及子系统的目标、达到目标的效益标准、达到目标的具体任务与步骤、任务的参与者及相关方面、所需信息的范围、类型与质量要求、时间限制、可提供的技术手段等。
    三、办公自动化系统构成
    办公自动化系统由三个功能层次构成,从低到高,对应于组织机构的三个层级:
    (一)事务层办公自动化
    支持办公部门的分散的事务处理的办公自动化。
    (二)管理层办公自动化(MIS:Management Information System)
    管理层办公自动化除具有办公事务处理的功能外,还具有办公业务处理和管理的功能。从信息处理的角度来看,MIS是满足基于整个业务系统的信息处理一体化的需求,合理地改善信息处理的组织方式和技术手段,从而达到提高信息处理效率和管理水平的目的。将办公系统的业务活动和管理活动构成一个整体的自动化功能模块。
    (三)决策支持层的办公自动化(DSS:Decision Support System)
    决策支持层的办公自动化功能,除具有办公事务处理功能和管理功能外还具有决策支持功能。具体而言,DSS是一种基于计算机的交互式系统,用来帮助决策者在决策过程中利用数据和模型求解问题作出判断。所以,DSS是能支持专门的数据分析和决策模型建立过程的、以未来计划为目标的、不定型的可扩充的系统。它由三个互相联系的部分构成:语言子系统,在用户和DSS之间的通讯机构和交互界面;知识子系统,由数据和过程组成的领域知识库;问题处理子系统,连接上述两个部分的控制和推理机制。
    四、支持群体办公的自动化技术概述
    (一) 网络计算模式的群体办公系统将成为主流模式
    办公自动化系统是从WWW上获取各类信息,如文本、语音、图形图像、影视、电子表格等,在Internet上进行多层次的工作,包括基础层:对数据信息的浏览、查询、检索;中间管理层:对系统的集成、综合、归纳、组织、模拟等;高层决策:对业务目标和组织活动的创意、创作、构思、设计与决策。Intranet技术能很好地解决目前信息化环境下组织所面临的难题:信息化的成本、信息的标准化与开放技术、系统的可扩展性。因此,Internet/Intranet成为自动化系统的支撑基础设施。
    (二) 支持群体办公的自动化技术产品是应用的基础设施
    办公自动化系统的主要功能由支持动态、交互式和群体协同工作流的应用软件系统和支持群件开发和维护的群件系统平台组成。
    第二节 办公自动化系统支持技术
    一、计算机通信网络
    (一)计算机网络的概念与类型
    计算机网络是将分散的计算机、终端、外围设备和数据站等通过通信线路互相连接在一起,按照网络协议进行数据通信,实现通信和资源共享的系统。连接介质和传输线路一样,起到信息的输送和设备的连接作用,连接介质的种类很多,可以是电缆、光缆、双绞线等“有线”的介质,也可以是卫星微波等“无线”介质。
    计算机网络必须实现计算机间的通信和计算机资源的共享,因此它的结构,按照其功能可以划分成通信子网和资源子网两部分。根据硬件的不同,将它分成主机和通信子网两部分也是正确的。
    由于连接介质的不同,通信协议的不同,计算机网络的种类名目繁多。但一般来讲,计算机网络可以按照它覆盖的地理范围,划分成局域网(LAN)和广域网(WAN)。局域网一般指分布于几公里范围内的网络,常见的局域网有校园网、大楼网等;广域网则在分布范围很大的区域内提供数据通信服务。被称为国内网的如中国公用分组交换网(CHINAPAC)、中国公用数字数据网(CHINADDA),以及建设中的国家教育和科研网(CERnet)等都属于广域网,建设好的CHINANET也将是一个广域网。
    从一个组织机构的信息系统角度来看,将网络分为网际网和内部网也大致正确,这就是目前被高度重视的Internet/Intranet模式。
    二、Internet的概念与服务
    (一) Internet概念
    是用TCP/IP通信协议通信的数百万台计算机和数万个计算机网络的网络联合体。所有网络管理者都同意遵守有关网络通信与信息分享的一套通用规则,单个的终端用户是这些分散网络的成员。并依靠他们所加入的特定网络的拥有者访问Internet 的信息。目前Internet联合体(ISOC)有遍布200多个国家的数千万用户在进行通信。Internet 由ISOC管理,它实际上是一个有关参与者的国际联营自愿者组织,他们被称为Internet的“看护人”,采取分散化的用户自我管理的方式“看护”着庞大而充满活力的全球信息通信网络。其中体系结构委员会解决有关Internet的标准、网络资讯、网络地址等方面的问题;另一个委员会工程任务组织处理Internet操作中的日常问题。所以,Internet 与其说是一个网络,不如说是网络成员操作者共同使用的确保国际通信设置标准的一套规则。Internet 主要向用户提供各个连接节点主机资源的使用,其使用方式有电子邮件、新闻公告、远程登录、文件传送、文件浏览等。
    1.Internet的主要特性
    Internet是一个国际的计算机通信网络,它联接各种各样的网络。
    TCP/IP协议就是Internet的代名词,因为TCP/IP是网络互联的基础,没有TCP/IP协议的支持,这个巨大的网络没法统一动作,凡是遵守TCP/IP标准的计算机网络按一定规则都可以连入Internet。
    Internet是一个具有透明性的网络,这是说,虽然在Internet上通信的计算机和公用通信网千差万别,各国的公用通信网也不尽相同,但人们不用了解其内部结构及其工作过程即可使用,这种特性就叫做“透明性”。
    从经营管理的角度来讲,Internet 是一个用户的网络。Internet中各计算机网和计算机是由用户来管理的,公用的通信网则由经营者来管理,而 Internet没有统一管理的机构,Internet网上的功能、服务都是由用户分别开发、经营和管理的。它允许任何组织和个人成为网上信息发布人,而Internet为这种信息发布提供了免费或廉价的实现方式。
    2.网络协议(protocol):是为了使网络中的不同设备能进行数据通信而预先制定的一整套通信双方相互了解和共同遵守的格式和约定。拿电报来做比较,在拍电报时,必须首先规定好报文的传输格式,多少位的码长,什么样的码字表示启动,什么样的码字又表示结束,出了错误怎么办,发报人的名字和地址等,这种预先定好的格式及约定就是协议。
    3.TCP/IP协议
    TCP/IP的作用:每一种计算机网络,都有一套协议支持着。由于现在计算机网络类很多,所以现有的网络通信协议的种类也很多。TCP/IP则是为Internet互联的各种网络之间能互相通信而专门设计的通信协议。TCP/IP使接入Internet的异种网络和不同设备之间能够进行正常的数据通信。只要各种网络遵守TCP/IP协议一般就能相互之间通信;还有一点,Internet采用了一种统一的、有效的地址模式,这使得在Internet中的每一个网络都有一个唯一、确定的地址来识别,不会产生混乱。
    TCP/IP的分层结构:TCP/IP具有一个分层的模型。协议的分层有利于软件的编写,因为分层以后将各层的任务和目的明确了,TCP/IP协议分为4层,最上层是应用层,就是用户打交道的部分,用户在应用层上进行操作如做电子邮件,文件传输等。传输层,即TCP层,它的功能主要包括:对应用层传递过来的用户信息进行分段处理,然后在各段信息中加入一些附加的说明,如说明各段的顺序等,保证对方收到可靠的信息。接着是网间网层,即IP层,它将传输层形成的一段一段的信息打成IP数据包,在报头中填入地址信息,然后选择好发送的路径。最底层是网络接口层,网络接口层负责与网络中的连接介质打交道。整个过程就像是写一封信,应用层写好信件,传输层将信件装入信封,网间网层写好信封上的收信人姓名和地址,网络接口层负责将它投寄出去。
    网络的互联:各种网络之所以能互联起来,TCP/IP协议发挥了核心的作用。从TCP/IP的分层结构来看,可以很容易地理解网络互联的实质。互联就是不同协议的转换。这种协议的转换必须在相同的对应层之间实现。
Internet的信息服务方式
    主要采用一种客户机/服务器的工作模式,客户机/服务器其实是计算机的一种应用模式。这种模式和顾客与商家的对应关系很相似。在计算机网络中,服务器起到核心的作用,根据服务器在网络中所起的作用,可以把服务器分成文件服务器、打印服务器、通信服务器等几种。顾名思义,文件服务器就是将它的硬盘资源提供给网上用户进行文件的操作、应用软件的运行等,打印服务器接受用户的打印要求,通信服务器则专职负责网络间的通信任务。客户机就是共享网络资源的计算机。在Internet中,大部分的服务都是采用客户机及服务器的模式提供的。当用户从一台服务器上得到某方面信息时,应该明确,所得到的信息不一定是直接从这台服务器的数据库中取出来的,很有可能是它从别的服务器那儿取来再送到用户手中的。所以客户机与服务器的概念是相对的。
    (二) Internet服务提供
    1.WWW(万维网):是world wide web 的缩写,简称web。它是基于Internet的、由软件和协议组成的全球分布式信息网络,换言之,即全球资讯网。它采用客户机/服务器的工作方式,用超文本技术链接分散于internet上的WWW站点中的多媒体信息。常规文本是由每一页的静态信息构成的,而所谓超文本是指不同文本间的内部动态链接。它使得用户可在网上对其所追踪的主题从一个地方的文本到转另一个地方的另一个文本,从而访问遍及世界的该主题信息,即通过交互式图形界面,在网上漫游。WWW软件主要由服务器和客户端构成。服务器端提供服务器软件、服务端入口软件,服务器将信息组织成分布式的超文本,根据客户端发来的请求,提供所需的文本、主页的超文本链接,以引导用户找到所需信息资源。客户端包括浏览器软件、客户端入口软件(proxy)等。主页(home page)是每个WWW站点的“门面”,是在Internet上建立的该站点的图形界面来体现的,企业等部门用其作为提供服务的象征和信息服务出口,而用户将其作为了解的对象和获取信息的入口。
    2.浏览器:浏览器是建立与服务器连接,读取超文本文档,并将其显示在用户的计算机上的软件系统。浏览器为用户提供基于超文本协议(http)的用户界面。其主要作用是使用一个起始通用资源定位符(URL)获得一个web文件,并将文件显示出来,当用户选择另一个超文本链接时,这个过程重新开始。最著名的浏览器有Netscape公司的Navigator和微软公司的Internet Explorer等。
    3.搜索工具(引擎):是在网上搜索网址和信息的软件工具。著名的搜索引擎如YAHOO、LYCOS、infoseek等。搜索方式很灵活,可按主页中的分类项目逐级查找,也可按关键字加逻辑关系查找、还可按热点信息标题以及随大流式的方式查找(按列出的被访问次数最多的站点),对商家来说则把网络查找视为人的查找,在网上站点中,哪儿人多,哪儿就有顾客,就有广告商,就有生意。
    4.网络服务提供商(ISP):顾名思义,是为用户提供通向网上信息服务的部门。用户在选择ISP时应斟酌、比较以下服务性能与费用情况:
    收费标准:不同ISP的收费标准和方式对应于不同的服务要求存在显著差别,应仔细考虑自己的需求及ISP的收费,找出最理想的一种。
    中继线数目:与该ISP平均上网人数之比意味当拨号上网时是否会经常占线。
    出口速率:ISP与Internet连接时的数据传输带宽,也需要与用户数目作比较来考察其拥挤程度最后决定其实际数据传输速率。
    Modem的标称速率:ISP接受用户拨号的实际速率,当低于用户Modem的速率时,则用户的Modem不能充分发挥它的速度,自然传输速度会减慢。
    实际数据传输速率:由上述中继线数目、出口速率、Modem标称速率及上网用户数目等因素决定。
    4.网上下载:在Internet网上广泛提供的软件和信息服务,一般是免费的,即允许用户将网上的最新软件和数据信息拷贝到用户计算机中的服务功能。围绕网络下载服务又产生有一系列服务功能:
    公布最新下载软件的站点:专门搜索最新下载软件并分类整理附加信息(软件大小、运行环境、功能简介、出品公司主页等);
    断点续传软件:能使在下载过程中由于外界或人为因素被打断了的软件可在断点处恢复下载。断点续传软件的查询软件可帮助用户查询支持断点续传的主机及相关信息。
 三、内部网(Intranet)
    (一)内部网的作用及发展
    内部网是一种局域网,是在局部地区内传送信息并实现资源共享的计算机网络,它的地理范围局限在数公里之内,如一座办公大楼、一个工厂、一个学校等,用户设备在此范围内移动。局域网的传输速率一般比较高。此外,在应用优质的传输介质时,局域网的传输差错率也很低。局域网可以支持点到点或多点通信,允许低速和高速的外部设备和不同型号的计算机入网,可使一个单位的办公系统集成化以达到资源的充分共享,因而在办公自动化中具有重要的作用。
    局域网经历了三个发展阶段:最早是主机/终端模式;其后是客户机/服务器模式;现在,兴起的是Intranet(组织内部的信息交换网络)模式。
    (二)Intranet概念
    Intranet不是一种产品,而是一种基于新概念的技术方案。它体现了信息产品的发展特征,由于产品越来越个性化,市场提供的不是单纯的产品而是产品的方案。它利用Internet的技术,以TCP/IP协议为基础,以Web为核心应用,构成统一和便利的信息交换平台。用户通过万维网工具可浏览内部的和因特网上的信息资源,可将电子邮件、电子新闻、电子表格和数据库系统集成到浏览器界面中,还能很好地与传统的客户机/服务器系统相互融合,平滑过渡到Internet。简言之,它是利用Internet的技术和设备,为某一特定单位提供综合服务的计算机网络。
    (三)Intranet特点
    Intrant既具备传统型单位内部网的安全性,又具有Internet的开放性和灵活性,在提供传统网络服务应用的同时,还能提供信息发布形式。Intranet使工作人员能看到各种类型的电子信息,从而实现真正的无纸办公。由于Intranet开发、建设、维护和培训都较传统的管理信息系统要简单方便,它能以很低的成本使一个单位的计算机、程序和数据库连结在一起,使分散的管理结构变成一个相对独立和集成的整体。
    (四)Intranet功能
    文件传送:由于它是基于FTP(File Transfer Protocol)协议的,因而可传送任何类型的文件。
    信息发布:单位内部的各种文件可以存储在Web服务器上供内部或经授权的外部用户查询、浏览。
    电子邮件:通过充当电子邮箱的邮件服务器提供的存储转发功能,为网上建有帐户的用户收发电子邮件。
    网络新闻服务:提供广告栏、群组谈论和新闻讨论组等服务,使组织内部或有关的外部用户就关心问题交换意见、研究问题,促进知识共享和知识管理的发展。
    数据处理与查询:实现Web服务器与数据库系统的连接,供用户通过浏览器查询。
 四、办公自动化系统群体平台
    (一)概念
    办公自动化群体平台也称OA群件产品,是适合于开发在网络上的无纸办公、协同工作的软件系统平台,能支持内部和外部的信息管理和协同工作,即崭新意义上的群体办公――信息可能是来自Internet的超文本,协同工作小组可能是分布于世界各地的公司机构的成员,且每一地方都有自己的服务器,但通过群体平台工作组的成员无论何时何地都能同步共享信息、协同工作。显然,这超出了传统面向单位内部的办公自动化系统的范畴。
    群体协同工作是OA群件的特征和目标,进一步而言就是达到群体办公的协调性、开放性和整体性。由于现在群体办公所面对的这些成员更具开放性、动态性的特点,例如他们可能来自不同的单位如合作单位、服务提供单位和用户等等,在他们之间的群体协同办公自动化具有很强的动态性,在很大程度上不同于以往的以内部静态管理为重点的管理信息系统。所以群件具有能够动态编制和共享工作流程表、包括各成员的工作日程和进度表的强大功能,使成员能共享联络和任务信息,在特定权限的管理下共享公共文件夹,可就关心的问题进行安全保密的实时讨论等动态、群体性活动。
    群件系统具有一些典型的办公套件,如公文管理,具有“收文、发文”、“签报”、“传阅”和“档案”和“统计”的管理功能。能适应政企等不同组织的机构的工作流程,可实时跟踪、催办文件的传递过程,可建立完整的档案管理体系;会议管理,具有在网络上进行会议的安排(可根据与会人员的日程作出最合理的会议安排)、发送会议通知,生成会议纪要等功能;公共信息,为单位或部门提供“公告栏”、“综合信息”、“讨论”、“人员外出”等功能,可通过Internet 网在内部和外部进行通信;个人信息,为工作人员提供“个人文档”、“名片夹”、“今日工作”、“应用选择”以及人事管理方面的功能。
    (二)特点
    基于Internet/Intranet的系统平台
    采用世界流行的服务器、客户机分立技术将群体平台技术与Internet / Intranet 融汇开放,群体系统平台服务器也就是用途更广泛、使用更方便的 Internet / Intranet 服务器。在面向用户的 Web 客户机方面群件为用户客户机提供了许多新的功能,它可以支持多种浏览器和Java。
    针对非结构化的分布式多媒体信息的管理和共享的系统平台
    是各类信息存取的安全可靠的基础设施,能够高效率地对来自Internet的信息进行检索和管理。客户机能提供信息访问的“窗口”-不论这些信息储存在应用程序中、关系数据库中,还是Web这样的交互系统中。
    强大的工作流软件系统开发平台
    工作流指群体间动态地跟踪或有时序地处理信息流动的工作活动。如群组计划、日历和数据库、电子报表路由等。所谓路由是指数据间的动态链接,例如,可能需要根据数据库或数据表格中某个数据域的值或过程的状态通知某人或更新另一个数据库或电子报表,这样,群件平台不仅能够支持用户间的这种文档传送而且能够链接相关数据库的值使之能够完成这种复杂的信息关联与流动。显然,这种工作流软件不是现成的产品,而是体现了千变万化的工作方式和特征的业务和管理活动。在很大程度上需要用户的二次开发,特别是业务和管理人员这样的最终用户参与的开发才能真正适用,所以群件系统平台也必须是具有功能强大的同时又简单易用的工作流开发平台工具。
    各类用户都能够应用快速开发平台来开发、管理和控制办公自动化系统。其中业务和管理人员能够应用平台建立适合于自己需要的应用软件系统,而专业开发人员也能够应用平台创建更复杂的办公系统软件。
    提供可靠的安全保障的系统平台
    由于群体办公系统在应用上的时空特性,安全保障问题十分突出。目前在世界上广泛应用的群件系统,如Lotus Notes提供如下四个级别的安全技术保障:
    鉴别:是指对访问系统资源的用户的身份进行的核查,只有通过核查的用户才能进入系统。
    访问控制:除了对用户身份的鉴别外,系统还对访问权限进行控制。系统详细规定谁有权访问什么资源以及访问方式的级别,例如,对数据的读、写、删除、拷贝等方面的权限的严格控制。这些控制深入到服务器、数据库、文档及文档中的数据域。针对不同身份的用户,其权限有具体的规定。
    文档与数据域的加密:对数据域的加密适用于多人共享文档中的某些特别敏感的部分的数据,因此,通过对其加密使得只有经准许的用户才能读取这些信息。显然,这种保密的专指性要强于访问控制。
    数字签名:使得用户可以验证所受到的信息是否是指定的发送者送出的。
 第三节 办公自动化系统效益的分析与评价
    一、意义
    对办公自动化系统的效益的分析和评价具有相当的难度,存在大量难以量化的因素,技术方面的更新太快,使得难以对中长期的效果作出预见和评价而过于局限于短期效果。此外,在我国一贯存在重视项目的开发与投入而忽视效益的习惯,同时也缺乏评价效益的方法。目前特别需要认识的是我国普遍存在的在对待技术方面的错误观念,这使得我国的信息化建设停留在购买技术设备而缺乏面向技术的管理创新能力。因此,在我国的信息系统建设方面是高投入和低产出。
    对于一个社会,管理和技术同等重要,但技术和管理的结合部比二者更重要。这是最新的“知识经济”理论提出的振聋发聩、发人深省的创见。它明确地表达了这样一种一直被混淆的观点:人类的首要和终极目标不是为了追求技术而是为了追求知识,知识只有在具有创新能力的情况下才能被获得。此外,现实的情形是,技术,特别是信息技术本身并不能直接转化为生产力,人们可以买到技术但却不能仅靠金钱买到效率,(我们有太多的用钱堆砌起来的信息系统,在那里人们见惯了高技术与低效率畸形并存)。尽管世人对技术成果必须经由管理创新才能发挥作用不持异议,但如何使技术成果特别是信息技术成果实现管理创新却是令所有人困惑的问题。应该认识到,仅仅是购买和配置最先进的计算机软、硬件系统并不能必然地提高工作效率,有时结果恰恰相反,这是由于相当普遍存在的系统的设计本身的不合理、应用故障以及系统设备和功能的浪费等等原因造成的。办公自动化是建立在知识基础上的自动化系统,技术与设备不能简单地替代人,必须全面提高人的技术素质,使其与系统发展协调一致才能产生理想的系统效益。
    二、评价指标
    (一)定量指标
    仅就易于量化的内容而言,包括以下几方面的指标:
    1.计算机应用比率指标
    人均装机量、计算机应用用户个人在单位中人员总数的百分比、计算机网络化程度(联网的计算机台数占总台数的比率);
    2.业务信息化指标
    计算机应用覆盖率(计算机完成的业务工作量占业务总量的比率)、计算机正常应用的机时占工作总时数的比率、数据库建设指标(个数、数据量、应用率、库间关系)、网络访问占总业务量的比率等。
    3.信息服务的增值指标
    计算机应用和业务信息化进程前后的效益指标的变化比率,它是扣除成本后的净值。尽管这种指标不象商业活动那么易于衡量,但是作为一种不完善的工具仍比没有工具要强。
    (二)定性指标
    1.子系统间的最佳组合;
    2.办公工作流程的最少重复;
    3.信息的共享以减少冗余;
    4.技术设备的适用性,或针对应用人员的具体可消化性;
    5.办公人员的技术更新培训。
    三、分析的基本原则
    一个系统是否能够具有效益,如下原则贯穿在系统设计、开发、建设、维护和评价的各环节中。
    1.支持组织结构的改变
    由于信息传输方式的根本改变,建立在逐级上传下达方式基础上的传统金字塔式等级制的科层制组织结构(包括政府组织和企业组织)正在逐步解体,有时可能会发生突变。七十年代,以阿尔文.托夫勒等为代表的未来学家对社会信息化特征作出过预测2,这些远见卓识的观察和判断以惊人的准确性预言,将产生符合时代节拍的新的组织形式,组织结构呈现出频率越来越快的不稳定性,非常规部门快速增长,职能部门依然存在,但越来越多为解决一个专门问题而一用即弃的小组在其中“时隐时现,快速来去。”新的组织形式将是暂时性很强、适应信很强、变化迅速的,充满着稍纵即逝的基本单位和流动性极强的个人。相应的信息系统体系的建设也应是具有灵活性和强适应性的体系,特别是它导致重要的观念改变:过去一直认为并强调人――机系统要适应人和机构的要求和工作特点,而现在,情况变得模糊了,人和系统要更多地适应信息时代的变化性的特点,更具体的说,是人在改变、要求人作更多的改变。
    2.支持工作岗位的流动与业务过程的多层面交互性
    组织结构的变化也会带来工作岗位的不稳定性。例如,今天美国的工作场所的非全日制工作岗位越来越多,同时,衡量工作结果的方式和观念也大大改变,目前已有3/4的比率的工作脱离了按“岗位付酬”的旧观念与旧制度,转而为按“业绩付酬”。
    传统官僚组织包括政府和大企业组织的科层制的典型特点是严格的专业分工、部门分工下的业务过程,在信息技术时代将大大改观,取而代之的方式是跨专业学科、跨部门和跨地域的多层面的交互式业务过程。体现在软件开发方面,有大量的关于“群件”的产品出现,适合不同层面的交互性业务过程:一项设计或一个总体方案是由不同地域不同部门的人实时交互进行的,教师与他的学生动态、交互式完成授课,商家更多地与顾客群体一起在相互切磋的情况下完成交易。在所有这些活动的背后的支撑基础设施是环球信息网络。
    3.支持知识型工作人员的工作方式
    “知识型工作人员需要领导但不承认等级”,这是被称为美国管理理论界的泰斗的彼得.德鲁克早在30年前就指出的。3他说,知识与任务而不是与等级相关,“任务决定一切而不是取决与姓名、年龄,或科目的预算,或从事这项任务的个别人的等级……所以知识必须象一个小组一样地组织起来,其中由任务来决定谁负责、什么时候、负责什么、负责多长时间”。
    4.支持管理创新的系统特点
    由上述信息时代管理体制变革的征象得出的初步结论是真正的管理创新必须是与这些变化相一致的,具体而言,包括以下几个特点:
    灵活应变性
    无论是组织机构还是信息系统结构都应以灵活应变性作为主要性能指标,单纯数量上的增减并不能显示改革成就的主要性能。英国《经济学家》杂志1993年9月一期对美国政府改革的评论文章4中指出“改革需要策略变化,消减工作人员只是精简机构的短期设计,当时间到来时,需求会使机构增加,这种作法不甚明智”。同样的意见也可适用于我国今天的政府改革。
    开放交互性
    同样,业务变化以及相关的信息系统都以能适应和支持开放性和交互性为性能衡量指标。其长期潜在的好处是这样的系统和工作特点是促进知识交汇同时也是促进知识创新的。
    知识中心性
    等级威权正在信息时代的面前逐步瓦解。知识威权重于等级威权。对以知识为中心的工作的组织管理和支持是管理科学研究和信息系统构造的中心课题。与我国传统的尊重知识分子的观念不一样,知识分子只是一种身份,有时还演变为一种等级身份,而知识管理不重视等级身份重视的是知识,一切围绕知识组织起来,既不为等级所阻隔也不为专业所阻隔。围绕知识的任务一旦完成,组织的使命也就结束。所以,支持知识中心的组织机构或信息系统是最有创造性的系统。
    第四节 办公自动化系统的安全与保密
    一、影响安全保密的因素与安全标志
    (一)安全保密因素
    包括系统的软、硬件设备,存储介质等方面的物理保护和计算机安全保密问题。它涉及 环境场地的技术要求、设备安全、软件安全、供电安全、空气调节规范、电磁屏蔽技术、防水灾、防风暴、防震、存储介质管理、机房管理等。
    (二)安全隐患
    1.人为失误和设计错误
    使得内部人员进行未经授权许可的活动,外部的恶意破坏者得以进入系统。
    2.自然灾荒或环境破坏。
    对信息设备及其备份系统造成破坏
    3.病毒
    病毒、蠕虫软件(搜索系统用户名和口令字的匹配)和其它具有破坏性的软件,会通过借来的磁盘、预先打包的软件,甚至通过与其它网络的连接进入网络。
    恶意破坏软件
    应用计算机动态地进行破坏的行为如有目的地编写病毒程序、侵入其它计算机网络和采取破坏系统软硬件的行为等很象是人类战争行为的活动,其破坏性远远超过现在的计算机病毒的能力。例如黑客、计算机盗贼以及其他侵入网络的人在网络中进行捞取金钱,寻找工业秘密,或者对系统本身进行破坏。
    (三)安全标志
    能防止对信息的非法窃取;能杜绝泄露和毁坏事件发生;预防泄露和毁坏事件的发生;在毁坏后的更正以及恢复正常工作的能力较强,所需时间较短;安全保密系统符合经济要求;安全保密系统符合使用方便性要求。
    二、安全保密对策
    (一)对策范围
    1 行政措施
    采用行政法规、规章制度及社会允许的各种方式。
    2 法律措施
    针对计算机犯罪的打击、制裁手段。
    3 软件保护措施
    采用软件技术手段辨别用户、控制用户的应用方法和对信息的加密。
    4 物理保护
    对场地环境和软件硬件设备及存储介质等方面的保护。
    (二)计算机安全监视技术
    采用监视程序对用户登记和用户存取状况进行自动记录以保护系统安全的技术方法。用户登记包括对用户进入系统的时间、终端号、用户回答口令的时间与次数等情况的自动记录。为了防止非法者进入,监视系统将对口令出错达到规定次数的用户报警并拒绝其进入。对用户存取状况的监视系统将自动记录下用户操作运行的程序、所使用的数据文件名称、增删情况、越权行为和次数等,形成用户使用日志。还将记录对被保护的信息的维护状况,特别是违反保密规定的行为。
    1.“防火墙”技术:是运行特定安全软件的计算机系统,它在内部网与外部网之间构筑一个保护层,使得只有被授权的通信才能通过保护层,从而阻止未经授权的访问、非法入侵和破坏行为。
    2.自适应安全管理套件:可形象地比喻为网络守夜人的软件系统。是对在网络周围“挖护城河”式的防火墙软件的发展,它在internet网上不停地来回移动,自动搜索出网络的薄弱处,监测网络防范侵袭的能力必要时还会采取行动堵住安全漏洞。
    (三)用户识别
    由计算机验证回答身份是否合法的保密技术。一般有以下几种,记忆方法,采用口令字或通行字,其缺点是失窃后不留痕迹。钥匙或密磁卡方法,将钥匙或密磁卡插入计算机的识别器以验证身份。保密算法,用户采用某一过程或函数对某些数据进行计算,计算机根据其结果以验证用户身份。用户的生物测定学手段,采用指纹、声音、视网膜等由计算机识别以验证用户身份,来控制访问。
    (四)终端识别
    也称回叫保护。在计算机通信网络中广泛应用。计算机除了对用户身份进行识别外,还对联机的用户终端位置进行核定,如果罪犯窃取了用户口令字在非法地点联机,系统将会立即切断联络并对非法者的地点、时间、电话号码加以记录以便追踪罪犯。
    (五)计算机安全加权措施
    计算机安全加权措施:对用户、设备和数据文件授予不同级别的特权,以防止非法应用的措施与技术。用户权限,是对具有进入系统资格的合法用户,根据不同情况划分不同类别,使其对不同的数据对象和设备所享有的操作被授予不同的使用权限。设备权限,是对设备(特别是终端和输出设备)能否进入系统的某一层次、部分以及能否输出和拷贝系统程序、运行程序或数据的规定和授予。数据的存取控制,包括对数据的只读(出)、读/写、打开、运行、删除、查找、修改等不同级别操作权限的规定。
    (六)计算机数据加密与数字签名技术
    作用
    应用于以下几个方面的目的:
    数据隐蔽:避免数据被非授权人截获或窃取。
    数据完整:根据通信期间数据的完整与否,检验数据是否被伪造和篡改。
    发送方鉴别:证明发送方的身份以防止冒名顶替者。
    防发送方否认:在保证数据完整性及发送方身份的前提下,防止发送方事后不承认发送过此文件。
    2.计算机数据加密:为防止数据在传输过程或计算机存储系统中被非法获得或篡改而采用的技术。具体做法是将原始的数据(明文)按照某些特定的复杂规律(算法)转变成难以辨认的数据(密码)。这样即使非法窃取到了数据也无法使用,而合法用户可按照规定方法将其译为明文。目前国际流行的自由加密软件“双匙”加密文件提供一对钥匙――密匙和公匙。只要本人的密匙才能解开他人用本人提供的公匙加密的文件,为此需要把自己的公匙发布到专门的公匙服务器中供他人拷贝使用,本人的密匙也可用作文件的数字签名。
    3.数字签名技术:能够实现在网上传输的文件具有以下身份保证,接收者能够核实发送者对报文的签名;发送者事后不能抵赖对报文的签名;接收者不能伪造对报文的签名。
    4.用户的自我保护:对于用户来说,避免使用“脆弱的口令”,即很容易被入侵者破解的口令。可采取以下一些方法:使用数字或者加入特殊字符作为口令字,用很长的缩写名作口令字,比如一首歌或一个短语的首字母缩写,最好是个人化词语的缩写,经常更换且从不与他人共用一条口令字,这样不会立即被人看出来。
    (七)计算机反病毒技术
    1.计算机病毒
    是具有自我复制能力的计算机程序,它能够影响和破坏正常程序的执行和数据的安全。与正常程序的本质区别是具有传染性,此外它是寄生的、潜伏的,可触发和可衍生的,它具有广泛的破坏性。它是一些恶作剧的自我表现者和故意破坏者的智力犯罪的产物。自1978年第一个病毒出现以来,病毒的数量已过万种。其基本类型可分为引导性病毒、文件性病毒、混合性病毒等。
    2.反病毒技术
    目前主要为(查)杀毒软件和硬件防病毒产品两大类。
    3.杀毒软件:由查毒和杀毒功能组成的软件。当用户使用其查毒时,它将计算机文档与已知病毒的特征值作比较,一旦相同便认定感染病毒并报告用户执行杀毒程序,清除被感染的文档使之恢复原样。
    4.计算机免疫系统:以动态防御为主的反病毒模式,系统随时或在计算机和程序启动时自动激活监控和阻止病毒的传染和破坏。可防未知病毒,可杀磁盘上的已知病毒。对于无法杀的未知病毒可准确得知其宿主文件,便于报给杀毒软件公司,升级杀毒软件。杀毒软件如果带毒可被防毒卡发现并阻止其传播;在杀毒软件不能及时得到升级的情况下,系统资源仍可得到很好的保护。这类似于建立了仿佛人体免疫系统的抗病毒程序。人体消灭病毒的本领十分高明,,就连以前从未见过的菌株,也能抑制,相比之下,如果计算机软件要消灭某种病毒,它通常需要了解这种病毒的情况。类似人体免疫系统的计算机免疫系统程序就像用来检查发烧的体温计那样,不断地监视计算机的一举一动,当它发现与任何已知病毒不一致的古怪行为时,它就可以引诱这种病毒感染诱饵程序。一旦捕获并对这种病毒进行分析后,程序就可以掌握病毒的形状和感染方式,并把这种病毒列入已知的怀疑对象的名单中,还可以通过网络传递这种病毒的识别标志。
 
 
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